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La firma sulle istanze destinate alla Pubblica Amministrazione o ai gestori di pubblici servizi (ad esempio SEAB, AE, Poste, Ferrovie ecc.) non deve essere autenticata se:

• apposta in presenza del dipendente addetto a ricevere quell'istanza
• presentata unitamente alla fotocopia di un documento d'identità del firmatario.

Alla Pubblica Amministrazione è inoltre vietato richiedere l'autentica di firma per domande di partecipazione a:

• selezioni per l'assunzione (a qualsiasi titolo)
• esami per ottenere abilitazioni, diplomi, titoli culturali
• partecipazione a concorsi pubblici.

L'autenticazione della firma è invece necessaria o può essere richiesta nei seguenti casi:

• documentazione da presentare a soggetti privati
• atti di delega per la riscossione di importi dovuti da una Pubblica Amministrazione o da un gestore di pubblici servizi (ad esempio, dopo un decesso, per il ritiro da parte degli eredi dei ratei maturati e non riscossi di una pensione INPS).

Quando è richiesta, l'autentica può essere redatta da:

• notaio
• cancelliere
• segretario comunale
• dipendente addetto a ricevere la documentazione
• funzionario incaricato dal Sindaco.

Autentiche di firme su contratti tra privati e atti di costituzione di società vengono eseguite solo presso gli studi notarili.

Impedimenti alla sottoscrizione
La dichiarazione va resa e sottoscritta:
- dal tutore per gli interdetti
- dall'esercente la potestà o dal tutore per i minori
- dall'interessato, con l'assistenza del curatore, per gli inabilitati e i minori emancipati.
Per chi non sa o non può firmare, la dichiarazione viene raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.

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